変化の激しいビジネス環境で重要なのが、進捗管理です。業務やプロジェクトを常に予定通り進むとは限らず、さまざまな要因で進捗が妨げられます。積極的に進度をチェックし、必要に応じて軌道修正を加える必要があります。

この記事では、進捗管理の概要や上手くいかない原因、管理をスムーズに行う方法をお伝えします。プロジェクトや業務を円滑に進めたい方の参考になれば幸いです。

プロジェクトや業務が計画に対してどの程度進んでいるかを把握し、必要に応じて調整することを進捗管理といいます。タスクを期間内に完了させるため、遅延やリスクを最小化することが目的です。

計画とのズレを把握できずにプロジェクトが進行してしまうと、納品物が遅延したり品質が低下したりしてしまうことも。企業の信頼性の低下につながる可能性もあるため、適切に進捗管理を行うのはとても重要です。

進捗管理は、プロジェクトや業務を効率的に進めるために必要不可欠な取り組みです。ここでは具体的なメリットを挙げ、一つずつ解説します。

プロジェクトの進行には、遅延や予期せぬアクシデントなどがつきものです。そうした問題をそのままにしておいたり気づかなかったりすると、気づいたときには深刻な事態になっていることもあります。

進捗管理を行うと、目標に対する遅れや問題点が明確になります。問題が発覚した時点で早期に対応できるため、最終的なゴールに向けて軌道修正を図れます。

効率的に業務を進めるためには、適切なリソース配分は不可欠です。進捗管理をすれば業務全体の進行状況を把握でき、リソースが不足している部分に時間や労力を割り当てられます。

たとえば、プロジェクトの特定のフェーズで遅れがでている場合、その部分に追加の人員を配置したり、他のリソースを再分配したりするなどの対策をとれます。結果的に、プロジェクトのスムーズな進行が可能になります。

進捗管理を行うと、業務やプロジェクトがどの段階にあるか明確になります。次にとるべき行動がはっきりすれば、指示を待つ必要がなくなるので、効率的に業務を進められます。

またプロジェクトの進行度が分かりやすくなるので、目標に対して遅れが生じても早めに対処することが可能です。無理に業務を詰め込み納期へ間に合わせる必要がなくなるため、品質を保ちながら生産性の向上も期待できます。

進捗管理は正しく進めれば、業務に対して高い効果を発揮しますが、うまく機能しないケースもあります。ここでは、よくある失敗の要因を具体的にお伝えします。

業務やプロジェクトを開始する際には、タスクを適切な担当者に割り振る必要があります。

担当者のスキルがタスクの難易度に合っていないままプロジェクトを進めると、多くの問題が発生してしまいます。そもそもの担当者が適任でなければ、進捗管理し調整するだけでは、プロジェクトを正しい方向に戻すことは難しいでしょう。

問題の発生をできるだけ防ぐためには、緻密なリサーチが必要です。各スタッフの過去の実績やスキルレベルを分析し、最適な担当者にタスクを割り振ると良いでしょう。

進捗管理がうまくいかない原因の一つに、報連相（報告・連絡・相談）が不十分であることが挙げられます。複数人が関わるプロジェクトでは、メンバー間の連携が欠かせません。しかし、報連相がうまくいかないと、実際の状況とのズレが生じ、問題が起きても対処が難しくなります。

報連相がうまく機能しない原因はいくつかあります。まず、報告しづらい環境です。このような環境では、トラブルが起きても「怒られたくない」と思い、問題を隠してしまうケースがあります。次に、マネージャーが一人で業務を抱え込んでしまうことで、周囲のメンバーのモチベーションが下がることも要因です。

業務やプロジェクトの進行には、不測の事態がつきものであり、思い通りにいかないものです。そのため、スケジュールに遅れが生じるなど、問題が発生した場合、それにおうじて軌道修正を行う必要があります。

たとえ小さなズレや、問題であっても放置し続けると後々大きなトラブルに発展する可能性がるので都度対処を行うことが重要です。

プロジェクトや業務を成功させるには、正しい進捗管理が不可欠です。ここでは、具体的な進め方やポイントをお伝えします。

業務やプロジェクトを開始する前に、具体的な進め方が分かるマニュアルを作成しておくと便利です。マニュアルがあれば、手順を一から説明しなくても、チーム全体で共有することができます。

またルールをあらかじめ決めておくと、情報の共有や意思決定がスムーズになります。たとえば営業チームが、訪問した顧客情報を業務終了時にツールへ入力する、といった取り決めをしたとします。このように明確なルールを決めておけば、メンバーによって作業をするタイミングが散らばるのを防げます。

進捗管理をうまく進めるには、タスクに優先順位をつけることが大切です。まず、タスクの重要度を見極め、高いものから順に処理していきましょう。また、各タスクにかかる工数も見積もっておくと、スムーズな進行につながります。

プロジェクトの全体像を常に把握する習慣を持つことで、新規のプロジェクトや複数のタスクが入り組む状況でも進捗を確実に管理できるようになります。

進捗管理をスムーズに行い、チーム内での連携を高めるためには、日頃から信頼関係を構築し、報連相がしやすい環境を整えることが大切です。メンバーが小さなミスでも気軽に報告できる雰囲気があれば、トラブルが発生した際にすぐに対応でき、大きな問題に発展するのを防げます。

また、日常的に情報を共有しやすい環境づくりも大切です。定例会議やビジネスチャット、CRMツールなどを活用し、リアルタイムで状況を確認し合うことで、チーム全体の連携が強まり、スムーズな進捗管理が可能になります

業務やプロジェクトの進行状況を可視化しましょう。業務やプロジェクトの進捗を可視化することで、各タスクの優先順位や関連性がわかりやすくなり、効率的に作業を進められます。

タスクが連続している場合には、前の工程が終わっていないと次の作業が進められないため、全体の流れを把握できることで、作業順序を正確に判断する助けになります。また、特定のメンバーに業務が集中することを防ぎ、タスクの滞りがあれば早期に対処できるので、チーム全体のパフォーマンスも向上します

進捗管理を円滑に行うには、専用の管理ツールの活用が効果的です。特にクラウド型ツールなら、場所を問わずリアルタイムで情報を更新・共有できるため、チーム全体の連携が取りやすくなります。また、利用者が多いことを考え、シンプルで操作しやすいツールを選ぶことがポイントです。

プロジェクト管理ツールには、いくつかの便利な機能が備わっています。まずタスク管理機能により、各タスクの進捗状況を一目で確認でき、必要に応じて柔軟に変更可能です。スケジュール管理機能も加われば、ガントチャートとの連携でプロジェクト全体を俯瞰し、複数のタスクやプロジェクトを同時に進める際にも効果を発揮します。

さらに、情報共有機能があると、プロジェクトに関連する情報を一元化できるため、連絡の行き違いを防止できます。レポーティング機能も活用すれば、進捗状況を簡単にまとめて報告でき、顧客への対応もスムーズに行えます。

業務やプロジェクトの進捗管理にはSFAツールの導入がおすすめです。SFAは営業活動や顧客情報を一元管理でき、分散していた情報をひとつに集約して整理・分析するため、管理者の負担を減らし、効率的な運用が可能になります。

SFAにはスケジュール管理機能も備わっているため、時系列での情報管理やリアルタイムでの情報共有が可能です。さらに、CRMやMAツールと連携することで、データの抽出や分析もスムーズに行え、進捗管理の「見える化」が進みます。営業データがひとつにまとまることで、必要な情報がすぐに確認でき、業務の無駄も減らせます。

SFA導入には初期費用がかかるものの、業務効率の向上や営業活動への集中がしやすくなり、売上向上にもつながるため、早めに取り入れるメリットは大きいといえるでしょう。

今回の記事は、進捗管理の概要と正しく進めるためのポイントについて解説しました。業務やプロジェクトの管理を適切に行うことは、何か問題が発生した場合もスムーズに対応できたり、効率や生産性を向上させたりなど様々なメリットがあります。

しかし、管理方法や業務量によっては、進捗管理が担当者の負担になることも。特に、メモ帳や手動での管理では確認作業に時間がかかり、業務効率が下がる可能性も否定できません。

こうした課題を解決し、プロジェクト管理をより効率化させたい方におすすめなのがツールの導入です。SFA・営業支援システム「NICE営業物語 on kintone」は、顧客管理や案件管理、商談プロセスの管理機能などを備え、情報の一元管理とメンバー間での情報共有を促進します。クラウド型のため、どこからでもアクセスでき、APIによるシステム連携も可能です。

また、30日間の無料体験が可能なので、効率的な進捗管理を実現したい方は、ぜひ一度ご検討ください。