営業活動を支援するSFAと、名刺を管理する名刺管理ソフト、どちらも営業には欠かせない情報の管理を手助けするシステムですが、明確な違いはあるのでしょうか。

今回は名刺管理ソフトとSFAの違いをご紹介します。また、合わせて連携のメリットや使用時のポイントもご紹介。両方のシステムをうまく活用すると、情報の管理がよりしやすくなるのが特徴です。
名刺管理ソフトとSFAの違いや連携するメリット、実際に使用する時のポイントについて解説します。

名刺管理ソフトとSFAの違いとは

SFAを活用することで、どのように営業活動を効率化できるのでしょうか。SFAの具体的な機能や、SFAにできることを解説します。

SFAには自社が抱える案件をリストアップし、一元管理する機能があります。たとえば、個々の案件の進捗状況や、案件に関わる営業担当者の情報、案件ごとの工数や予実管理を行うことが可能です。とくに複数の案件を同時並行で進める場合は、SFAの案件管理機能を利用することで効率的にプロジェクトを進められます。また、案件の引き継ぎにかかる工数も削減できるため、急な担当者の変更があった場合や、担当者が異動・退職した場合に対応できます。

キーマン管理とは、商談のキーパーソンとなる顧客の情報をデータベース化する機能です。キーパーソンの氏名や役職、肩書きはもちろん、取得した名刺を画像データとして保存し、スマホやタブレットで閲覧することもできます。名刺管理ソフトとSFAを連携すれば、キーパーソンの名刺データをSFAに反映させることも可能です。

実績グラフとは、営業担当者ごとの成果や実績をグラフ化する機能です。たとえば、売上、訪問件数、アポイント件数、成約件数、顧客単価など、さまざまな指標でグラフを作成し、営業担当者の実績を視覚的に表現できます。また、作成したグラフは簡単操作で出力し、営業資料に活用することもできます。

営業ポータルとは、営業部門が知りたい情報をダッシュボードに集約し、一目でチェックできるようにする機能です。営業ポータルに表示する情報は、SFAの管理画面から取捨選択することができます。たとえば、月別の売上や受注件数、営業日報や成功事例など、自社のやりたいことに合わせて営業ポータルを自由にカスタマイズできます。

名刺管理ソフトといっても、名刺データをただ管理するだけのシステムではありません。紙の名刺のデータ取り込みや、名刺データの共有、同一人物の名刺の「名寄せ」など、名刺管理ソフトにはさまざまな便利機能があります。
ここでは、名刺管理ソフトの機能や活用イメージを具体的に解説します。

名刺管理ソフトを導入すれば、紙で受け取った名刺をデータ化し、ソフトに取り込むことができます。名刺データの取り込み方法は、大きく分けてOCRとオペレーターサービスの2種類です。

OCRを活用した方法では、スマートフォンのカメラやスキャナーなどで紙の名刺を撮影し、名刺の文字を自動でデータ化できます。ただし、OCRの精度があまり高くない名刺管理ソフトもあります。オペレーターサービスとは、オペレーターが名刺の文字を目視で確認し、手動でデータ化するサービスです。OCRよりも正確に紙の名刺をデータ化できますが、その代わりコストや時間がかかるというデメリットがあります。

名刺データの共有機能を活用すれば、取り込んだ名刺データをPC、スマートフォン、タブレットなどのマルチデバイスに転送できます。モバイル端末に名刺データを転送すれば、客先への移動時間に名刺情報をチェックすることが可能です。また、共有した名刺データは、会社名や顧客の氏名などのキーワードで検索することができます。名刺を探す手間がなくなるため、営業活動の効率化につながる機能です。

名寄せ機能とは、同一人物の名刺データを統合する機能を指します。客先でもらった名刺や、展示会でもらった名刺など、同じ顧客の名刺が複数枚あることも珍しくありません。また、取引先の担当者に役職や肩書きの変更があれば、同じ人物から新しい名刺をもらうこともあります。名刺管理ソフトの名寄せ機能を活用すれば、複数枚存在する名刺データを自動で統合し、最新の情報に更新することが可能です。

名刺管理ソフトとSFAを連携するメリット

SFAは既存顧客に対する営業活動の支援には特化していますが、新規顧客や担当外の顧客の情報は管理できません。そのため、新しい顧客は自分で探す必要があります。 一方、名刺管理システムには社員がすでに名刺交換した相手の情報が登録されており、社員一人ひとりが持つ人脈を活用できるのが特徴です。

つまり、名刺管理ソフトでは営業する機会が望めそうな新規顧客の開拓に、SFAは名刺管理ソフトで開拓した既存顧客の管理に使うと、それぞれの特徴を生かした使い方ができます。

SFAを使っても営業活動が思うように進まない場合、名刺管理ソフトを導入すると解決の糸口を見つけられる可能性があります。
名刺管理ソフトで収集した社員の人脈の中から、顧客に対して有効な人脈を築いている社員を見つければ、停滞していた営業活動をスムーズに進められるかもしれません。

実際に解決方法を見つけた後は、SFAを使って他の社員と情報を共有しながら営業活動を行います。有効な人脈を持つ社員が営業活動に参加したり、引き継いだりする場合でも、SFAを使っていればすぐに状況が把握できます。
SFAでは案件の中で工数がかかっているものをすぐに見つけ出せるため、予定より遅れていたり、状況がよくなかったりする場合は、名刺管理ソフトで登録した人脈を探ってみてください。

SFAには名刺を取り込んで文字を認識するOCR機能が搭載されていません。そのため、新しい顧客を登録する際は、顧客の氏名、会社名、会社の住所、電話番号などを逐一登録しなければなりません。

ですが、名刺管理ソフトには標準搭載で文字認識機能が付いているものが多く、名刺の写真を撮ってアップロードするだけで顧客情報を自動的に入力してくれます。
SFAは便利なツールですが入力すべき情報が多く、忙しい営業スタッフにとっては負担になる可能性があります。入力する情報の中でも顧客情報は自動入力しやすい項目なので、SFAは名刺管理ソフトと連携してさらに効率化を図るのがおすすめです。

SFAを連携して使用する時のポイント

SFAは名刺管理ソフトと連携させると、さらに利便性の高いツールとして活用できますが、大切なのは使いやすいシステムを選ぶことです。
基盤となるSFAが使いにくいシステムの場合、せっかく導入しても最終的には導入した意味のないシステムになってしまう可能性があります。
また、名刺管理ソフトを選ぶ際も使いやすさと同時に、すぐに登録できる手軽さや、文字認識と自動入力機能が搭載されていることを確認するのがおすすめ。
会社や部署ごとニーズに合ったSFAを選び、その上で使いやすい名刺管理ソフトを連携させましょう。

SFAを使った営業活動で重要視したいのが、外出先でも情報にアクセスできる利便性の高さです。営業活動の中には、相手先の会社に出向いて商談を行う場合もあります。
その際、パソコンやタブレットではなく、スマートフォンから登録済みの情報にアクセスできると、より有効活用できます。もちろん会社のパソコンからアクセスした場合も、見やすく操作性の高いシステムを選ぶと、ストレスなく使えます。
また、営業活動中に情報が書き換えられた場合、外出先でもリアルタイムで情報を確認できるのがポイントです。

NICE営業物語 on kintoneは、サイボウズ社のkintone（キントーン）をベースにしたSFAです。キントーンの高い拡張性を活かし、さまざまな名刺管理ソフトと連携することができます。また、NICE営業物語 on kintoneの強みの一つが、営業活動のキーマンの名刺を管理する「キーマン管理」機能です。NICE営業物語 on kintoneでできる名刺管理について解説します。

NICE営業物語 on kintoneには、外部の業務アプリを取り込むプラグイン機能や、CSSファイルやJavascriptファイルをインポートする機能、APIを利用して外部サービスと連携する機能があります。キントーンならではの豊富な連携機能を活用し、名刺管理ソフトに保存したデータを取得することが可能です。名刺管理ソフトから名刺データをエクスポートし、再度SFAにインポートする手間がなくなるため、業務効率化につながります。

NICE営業物語 on kintoneには、商談での重要度が高いキーパーソンの名刺を抽出し、データベース化する機能があります。NICE営業物語 on kintoneの場合、名刺を紙の名刺そのままのイメージで保管することが可能です。

SFAは既存の顧客管理や営業支援に特化したシステムなので、新規顧客を見つける際には別のツールを使う必要があります。そこで活躍するのが、社員がすでに持っている人脈を活用する名刺管理ソフトです。

SFAには名刺管理ソフトが連携できるので、二つのシステムを連携させて営業活動や日々の業務で、役立ててみてください。