顧客管理・営業報告・案件管理・商談プロセス・行動管理・実績グラフ・スケジュール管理など、営業活動を支援するSFAは、導入によって営業活動の効率化が望めます。では、中小企業の場合はどうでしょうか。

今回は中小企業がSFAを導入すべき理由と、SFAを選ぶ際のポイントをご紹介します。導入前に知っておきたい情報を詳しく解説しているので、SFAの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。

営業活動を効率化するSFAは、もちろん中小企業の場合でも導入するのがおすすめです。しかし、中小企業は大企業と比べると案件数が少なく、SFAを導入するメリットがあまり見えてきません。
本章では、中小企業にもSFAの導入をおすすめする理由を解説しています。

SFAを導入していない企業では、紙や社内メールなどで顧客、予定、商談の内容などを管理しています。SFAは導入時に費用がかかる、導入するメリットが見つからないなどの印象があるかもしれませんが、SFAを導入すると情報の管理しやすさが、格段に向上します。
紙を使わない分コストも削減でき、逐一上司に報告するわずらわしさも解決できるのがポイント。

中小企業は大企業と比べると、社員数や資金力が小規模になってしまうので、機械に任せられる仕事はできるだけ任せてしまうのがおすすめです。 導入するSFAによって異なりますが、操作画面がシンプルだったり、最低限の機能だけに絞られていたり、使いやすいSFAなら操作を覚えるのも簡単です。

企業によってはExcelを使って商談の進捗状況や、社員のスケジュールを管理しているかもしれません。紙やメールに比べると利便性の高い方法ですが、

• 大人数で共有すると重くなる
• 同時編集でエラーが発生する
• データ量が多くなると動作に不具合をきたす可能性がある
• しっかりしたセキュリティが確保できない

SFAでは顧客に対してどのような営業活動を行ったか、どのような商品、営業が好評だったか、顧客の業種など、顧客の情報も管理できるのがポイント。新しく顧客として関係を築いた時から、営業活動を行った時に逐一情報を追加していけば、顧客専用のデータが完成します。SFAを使って蓄積したデータは、担当者が変わったり、期間が空いたりした場合でも有効。
既存顧客との関係を大切にしたい企業こそ、SFAの導入がおすすめです。

続いて、中小企業向けのSFAをご紹介します。SFAは製品ごとに特性があるので、その中から中小企業に合ったSFAを選ぶのが大切。ポイントを抑えて、導入する企業に合った製品を選んでみてください。

中小企業向けのSFAを選ぶ際は、機能のシンプルさにこだわってみてください。SFAは大企業向けに柔軟なカスタマイズが可能なものや、詳細まで設定できるものも販売しています。
中小企業でSFAを導入する際は、設定やカスタマイズがあまり必要ないものがおすすめです。

シンプルな機能のSFAを選ぶ理由の一つとして、運用コストの削減が挙げられます。追加オプションとして便利な機能を追加しているSFAもあるので、基本的な機能に絞れば、無駄なくしっかり使いこなせます。

同様に、シンプルで機能数が少ないSFAは社員にとって使いやすいメリットがあります。高機能なSFAを導入しても、全員が使いこなせなければ意味がありません。
できるだけ操作性が高く、分かりやすいSFAを選んでみてください。

サポート体制の充実度も、SFAを選ぶ際にチェックしたいポイント。特に導入時や導入から慣れるまでは、サポートの手があるだけでスムーズにトラブルが解決できます。
最近ではメールや電話だけでなく、会議ツールを活用したサポートもあり、より手軽にサポートが受けられるようになっています。

中小企業がSFA導入で失敗しないためには

• 無駄な機能がないか
• 費用対効果は十分か
• 現場の社員はSFAを使いこなせているか
• SFAを総合的に管理する社員はいるか

ここまで、中小企業向けのSFAの選び方や導入時の注意点を解説しました。SFAが導入効果を発揮するのは大企業だけではありません。事業規模や従業員規模が小さい企業でも、SFAの導入によって受注増や売上アップを実現しています。他社の先行事例を参考にSFAの運用イメージを練り上げましょう。SFAを導入した中小企業の成功事例を3点紹介します。

従業員数30名前後のA社では、これまで営業報告や案件管理をExcelで行っていました。そのため、Excelへの入力作業に手間や時間をとられ、以下のような課題が生じていました。

• 案件一覧の作成が終わらず、営業会議に十分な時間をかけられない
• 営業活動の数字やデータを細かく把握できず、失注の原因を分析できない
• 営業担当者が各自で入力作業を行うため、不在時の状況がわからない

情報通信業を営むB社では、これまでExcelや内製ツールでの案件管理を行ってきました。しかし、部署ごとに異なるツールを利用していたため、以下のような弊害が発生していました。

• 案件について確認したい点があった場合、電話やメールでの問い合わせが必要になる
• 他の部署との連携がとれないため、顧客の問い合わせ対応に時間がかかる

オフィスデザインを手掛けるC社は、働き方改革の一環としてSFAの導入を検討しました。また、テレワークを始めとした新しいワークスタイルに対応するため、オンラインで情報共有が可能なツールがないか探しました。これまでは営業情報の共有不足により、以下のような課題がありました。

• 営業担当者が退職・異動した際の引き継ぎに時間がかかる
• 他の担当者のスケジュールを把握するのに時間がかかる
• 名刺ホルダーに保管した名刺を探すのに時間がかかる

• 顧客情報や案件情報を一元管理し、新任担当者にすばやく共有できた
• 全社員の空き情報を把握でき、スケジュール調整の時間を短縮できた
• 名刺データをSFAに登録し、いつでもどこでも検索できるようになった

SFAを導入すれば、受注数の改善や売上アップ、顧客満足度の向上など、さまざまな経営目標を実現できます。SFAを使いこなすため、導入の流れやポイントを確認しておきましょう。

まずはSFA導入を推進する担当者を決定します。導入規模が大きい場合は担当者の負担が大きくなるため、専門のプロジェクトチームを編成しましょう。セールスやマーケティングの知識に加えて、プロジェクト管理の経験を持った人材が理想的です。

現状の営業課題を洗い出し、「なぜSFAを導入するのか」を明確化しましょう。同時に、SFAの導入目的に応じたKPI（数値目標）を設定し、運用開始後の効果測定方法も決めておくことが大切です。

SFAの導入目的から逆算し、SFAに必要なシステム要件を確認します。例えば、ユーザー数や予算、機能、サービス形態などを定義し、要件に合致したシステムを選定します。SFAによっては無料デモや無料トライアルを利用可能です。本運用前にテストを実施し、なるべく現場の営業担当者にも製品の使用感を確認してもらいましょう。

システム選定が終わったら、まずはSFAの初期設定を行います。例えば、顧客情報や案件情報のマスタ設定が必要です。また、現場の営業担当者向けのセミナーや勉強会を実施し、システムの操作方法を説明しましょう。

いよいよSFAの運用開始です。SFAが当初の導入目的を達成できているかどうか、事前に設定したKPIを元に効果測定を実施します。もし運用開始後に機能拡張が必要になったら、ベンダーに仕様変更やプラン変更が可能か問い合わせましょう。

中小企業は大企業に比べると扱う情報量が少ないのが特徴。ただし、情報を管理する人員も限りがあるので、SFAを導入して効率化するのがおすすめです。

SFAは単に営業支援を行うだけでなく、社内で情報共有をしたり、スケジュールを共有したり、業務上便利な機能が搭載されています。また、セキュリティ面でもExcelや紙への保存より、安心して使えるのがポイントです。

これからSFAを導入しようとお考えの方は、ぜひ前向きに検討してみてください。