営業に関わる業務は、企業の収益に直結しているため、常に業務改善が求められています。労働人口の減少やリモートワーク、オンライン商談が当たり前になりつつある変革の時代のなかで、業種に関わらない急務な課題となっています。

本記事では、営業の主な業務や業務改善が必要な理由を改めて整理し、業務改善ポイントについて解説します。

営業の主な業務は、「顧客管理」、「アプローチ」、「ヒアリング・提案」、「各種書類作成」、「納品」、「アフターフォロー」の6つに分類されます。それぞれの業務について解説します。

顧客の社名や所在地などの基本情報から担当者の名前、役職、過去の取引記録、名刺情報などの顧客に関わる情報を管理します。また、今後の営業活動のために、顧客のニーズや課題などの情報を収集し、整理しておく必要があります。

見込み客をリスト化し、電話やメール、インターネットを活用してアポイントを取りつけます。既存顧客であるか、新規顧客であるかによってアプローチの仕方は異なります。新規顧客に対しては、温度が分からないため、一定の数量にアプローチする必要があります。

見込み客の現状や課題をヒアリングし、ターゲットに沿った提案を行います。課題を把握しきれていないようであれば現地調査やヒアリングを複数回行う必要があります。また、納品後のイメージを引き出すため、他社の成功事例や実績などの情報も収集し、プレゼンします。

提案書や見積書、契約書、請求書などの各種書類作成を行います。会社によっては、営業事務の担当者がおり、業務分担されている場合もありますが、最終チェックは営業担当が行います。エクセルやワードだけではなく、数値分析やパワーポイントを用いた分かりやすい資料づくりの力も要求されます。

顧客から要望を受け、発注した商品やサービスを納品します。数量や日時など、最終的に間違いがないかチェックし、納品を行います。

次の成約につなげるためにも、納品後のアフターフォローを行います。商品やサービスの使用感や今後の方針、新たな課題などをヒアリングします。本来の営業活動だけではなく、情報管理や書類作成など多岐に渡る業務を行う必要があります。また、担当者が変更になる場合は、膨大な顧客情報を引き継がなければならないため、ヒューマンエラーが発生するリスクが高まります。

営業の業務改善が必須な理由は3つあります。

• 営業活動に関わる情報の属人化
• ニーズや方法の多様化
• 顧客情報の管理の難しさ

営業マンによって、営業方法や情報の管理の項目・方法が属人化し、引継ぎにおけるミスや時間ロスが発生することから、業務改善が必要となるケースです。担当者の変更などにともなう引き継ぎで、重要な項目が漏れていた、あるいは情報が不十分だった場合などは、顧客を失う可能性もあります。

多様化する顧客のニーズに対応するため、営業方法が細かくなり、見直しや業務改善が必要となるケースです。顧客のニーズは社会状況によっても目まぐるしく変化します。こうした変化に柔軟に対応する提案や方法が求められます。

組織内で顧客情報の管理・共有方法が統一性を欠き、ノウハウが蓄積されないことも、業務改善が必要となる理由のひとつです。顧客情報の管理方法は、時代や顧客に即した営業方針を決定し、企業の収益を上げるために重要となります。きめ細やかな提案やフォローをするためにも、営業業務における属人化を脱却しなければなりません。

営業の業務改善を効果的に行うポイントは4つあります。

• 顧客情報の一元化
• 営業方法の統一化
• 優先度による案件の選定
• テレワークなどの働き方の見直し

SFAなど営業支援システムを活用し、顧客情報を一元化することで、管理を徹底する必要があります。顧客情報を始めとした営業に関わる情報が集約されていることで、引継ぎミスや時間ロスを軽減することができます。

営業マンによって差のあったアプローチの仕方をマニュアル化することによって、一定の対応能力を維持できます。営業担当者が変更になった場合でも対応内容が大きく変わらず、顧客のストレスを軽減できます。

案件の優先順位を整理し、成約しやすい案件を優先することで、成約率がアップします。成約率は、営業マンのモチベーションにも影響するものです。また、成約しづらい案件に取り組むことで生まれる時間ロスを減らすことができます。

テレワークを導入することで、移動時間を減らし、営業マンのストレスを減らすことができます。また、相手企業がオンライン商談を推奨している場合なども、対応しやすくなるでしょう。テレワークを導入すれば、居住に関わらず優秀な営業マンを採用することもできます。

営業の業務改善を行うことで、企業の収益を広げる可能性が高まります。さらに、営業マンのモチベーションが上がることで、離職率の低下や生産性の向上も見込めるでしょう。また、働き方の改善や多様化は、企業のイメージアップにもつながります。

営業の業務改善には、顧客情報を一元化して管理し、資料作成などの時間を省略して営業本来の活動に専念する必要があります。

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