営業管理でマネジメントすべき項目とは？支援ツールの導入メリット
営業管理と聞いて、営業の何を管理するのか明確に答えられる方はどれくらいいるでしょうか？
日常的に営業管理という言葉を口にしていても、自問自答してみると案外と知らないのが営業管理。営業管理を理解するには、そもそもの目的をきちんと把握し理解することが大切です。
ここでは、営業管理の目的と手法、効果についてご紹介したいと思います。
営業管理でマネジメントすべき4つの項目
営業管理とは？
一言でいえば、売上目標達成のため、営業に関わるさまざまな項目をマネジメントすることとなります。従来は個人任せになっていた営業活動を組織で取り組もうというのが営業管理の基本的な考え方となります。営業管理を行うことでバラついていた個々の営業マンの営業能力格差を埋め、業績アップにつなげようというのが目的となります。
それが近年のIT技術の発達により、システムやソフトウェアで一元管理が可能になり、営業管理そのものが注目を集めるようになりました。
管理が必要なマネジメント項目
管理が必要なマネジメント項目として1.目標管理、2.案件管理、3.行動管理、4.モチベーション管理の４つの管理項目があります。それでは以下に一つずつ見ていきましょう。
1.目標管理
期初に設定した売上目標額と現在の達成額との差を詳らかにし、その差がある場合、原因を明確にします。その上で、目標との差を埋めるための計画やプロセスはどうなっているかを全体でプランします。
2.案件管理
商談の進捗状況はどうなっているかを管理します。案件の規模や受注確度、売上見込額などをプロセスとして管理することが大切です。
3.行動管理
営業スタッフごとの行動内容を管理します。労務管理に似ていますが、労務管理というよりも目標を達成するために必要な行動履歴を管理します。たとえば顧客との電話回数、顧客への訪問回数、月次や週次目標の達成度を管理することで目標達成率が高くなります。
4.モチベーション管理
営業スタッフ各個人のモチベーションは維持できているかどうかを管理します。営業マンのやる気スイッチが常にオンになっているのか、オフになっているのであれば、その原因を明確にしてオンになるような管理が必要となります。
営業管理に使える営業支援システムとは
営業支援システムの概要
SFAの正式名称はSales Force Automation、日本語では営業支援ツールあるいは営業支援システムと呼ばれています。
社内の営業体制を項目ごとにデータ化し、営業部員ごとのパフォーマンス、案件の内容と進捗状況の管理、売上目標と実績の乖離などを可視化することを目的とします。
営業支援システムを利用するメリット
営業支援システム（SFA）を導入するメリットとして第一に挙げられるのは情報の共有化です。
営業活動を始めるにあたり、まずどのような相手に営業を行うのか、つまり顧客に関する情報が必要となります。つぎに営業を行った結果としての案件情報、日々の営業部員の行動履歴や実績を情報として共有することは、早期に問題点の焙り出しや可視化が可能となり、営業活動の改善・強化につながっていくのです。
従来は個人の能力と認識されていた、スタッフごとの知識や情報、ノウハウなどを共有化することは営業部員全体の能力向上が期待できます。
営業支援システムを利用することは、効率的な営業戦略の構築・立案が可能になるばかりか、顧客や案件に最適な営業戦略や効果的なプロモーションなどのアイデアを生み出すことができるようになります。
営業支援システムを導入する際のポイント
営業支援システム導入時に気を付けること
営業支援システムの導入にあたり気を付けないといけないことは、導入したシステムの操作に限られて時間の多くを割いてはいけないとうことです。つまり営業支援システムを導入することが目的となり、肝心の顧客との面会時間が減ってしまうようでは、本末転倒となってしまうからです。
ですから、どんなシステムを導入するにしても、操作や入力が簡単であり、空いた時間に素早く入力できる営業支援システムを選ぶことが大切です。
例えば、以下のような入力支援機能があると限られた時間で効率的な入力を行うことができます。
◇キーワードの一部を入力すると、関連語がリストで表示されるような入力支援機能
◇郵便番号から自動的に住所を表示しすべてを入力しなくてもすむような入力補助機能
◇テンプレートを利用した日報入力補助機能
自社に合ったものを選ぶ
いくら評価の高い営業支援システムでも自社のスタイルに合っていないと効率が下がってしまいます。ですから、まず入力項目が自社の業務フローに合っているかどうか、自社の業務に必要のない機能が装備されていないか、既存の社内OAシステムとの相性はどうかを事前に調査することが大切です。
以上のことを調査・検討せずに導入してしまい、結果入力データの応用性に乏しいと、営業戦略の立案用資料などの作成に生かしにくいなどの弊害が生まれてしまいます。
運用後はデータを毎日入力する
特に営業支援システムは、日々のデータの蓄積度に比例してシステムの充実度がアップしますので、導入の際、すべての営業部員に対して、システムのメリットを徹底周知させることが重要です。
特に管理職にはシステムやデータの活用法を学習してもらうことも重要となります。せっかく営業マンが貴重な現場の情報を入力してもそれを管理職が生かすことができなければ何もなりません。営業支援システムのデータを生かした案件管理や営業スタッフのマネジメントなどを行うのが管理職の役割となります。
営業支援ツール「NICE営業物語」の特長
ツール概要
＜営業現場の声が反映されたシステム＞
NICE営業物語は、日本の営業スタイルに合わせて開発され、実際に利用する方の意見や要望をもとに機能拡張を行ってきました。スマートフォンやタブレットなどのモバイル対応、クラウド環境での提供のほか、お客様のスタイルに合わせて入力、出力などのフォームをカスタマイズすることができるなど、柔軟性・拡張性の高い営業支援ツールとなっています。
＜入力・検索フォームを自由にカスタマイズできるｄ Btool＞
dBtoolは、Webブラウザ上で入力フォームや検索フォームなどを自由に作成することができる、Webデータベース作成ツールです。dBtoolを使用することで、NICE営業物語の各種標準フォームをお客様の営業スタイルに合わせて自由にカスタマイズし、新しくデータベースを作成して自由に情報管理を行うこともできます。簡単な操作で、HTMLやデータベースの知識がなくとも作成できます。
＜カスタマイズでオリジナル機能の追加や他のシステムとの連携が可能＞
「自社の業務フローに合わせて仕様を変更したりオリジナル機能を追加したい」「現在利用している基幹システムとの連携を図りたい」といったご要望には個別にカスタマイズすることで対応しています。
さらには、他社の名刺管理システムや地図検索サイト、グループウェアとの連携に柔軟に対応しています。
主な機能
＜営業報告作成機能＞
かつて報告書はワープロや表計算、メールなどで作成するのが主流でした。しかし統一された書式でない場合が多く、営業マンにとって負担のかかる作業だったのです。NICE営業物語の報告書作成機能は入力フォームを極力シンプルにしています。さらにスマートフォンなどのモバイル端末からも入力できますので、これらを活用すれば訪問先や移動の際の空き時間を利用して営業報告書を作成することができます。作成した報告書はすぐに送信できますから、上長やグループ内へリアルタイムに通知することができます。
＜営業担当者ポータル機能＞
スケジュールや実績など、営業担当者が必要とする情報を一画面で把握できます。また、タイムラインで流れてくる他の営業担当者の商談事例や、日々の活動に対する上司からのコメントを確認したり、自動で通知される警告メッセージにより、対応が遅れている案件などを確認することができます。
さらにクラウド型のNICE営業物語であれば、いつでも、どこでもアクセス可能ですから、必要な情報をいち早く把握することで、商機を逃すことがなくなります。
活用シーン例
NICE営業物語を導入する以前のA社は顧客リスト、全体ならびに個々の営業マンの売上管理をすべてエクセルで行っていました。さらに日々の営業日報はワープロで作成しそれをメールに添付するという方法を採用していました。営業マンは17時には帰社し、それから案件情報の入力、日報の作成を行っていたため、退社は早くても20時を過ぎていました。それよりも問題だったのは案件の進捗がプロセスとし見えていないため、競合他社が出てきた場合、上長が適切な判断を下すことができず結果失注してしまうという状態がいくつも出てきました。
そこで、1年前にNICE営業物語を導入したところ、以下のように業務内容と売り上げも大きく変化してきました。
＜NICE営業物語を導入したA社の現状＞
朝礼の後、A社の営業マンたちは一斉に会社を飛びだしていきます。中には、客先へ直行している者も数名います。商談が終わり、次の訪問先まで移動時間がある営業マンは、近くの喫茶店でスマートフォン片手にさきほどの商談の報告書を入力しています。訪問先、面談相手、商談内容、案件金額、商談確度などの必要項目を入力し送信。これで１件目の営業日報と案件情報の報告は完了です。そして次の訪問先へと移動していきます。いままではすべて訪問し、会社に戻ってから案件情報の入力を行っていました。そして17時、最後の訪問先での商談が終了。地理的にみて帰社するよりも自宅のほうが近いため、会社に電話入れて直帰します。でもその前に、さきほどと同じようにスマートフォンから必要項目を入力して送信すれば、本日の営業報告はすべて完了。
一方会社では、上司はNICE営業物語に入力されてくる営業情報を見ています。すでにそれぞれに営業マンから一日の報告が送られてきているので、すべての商談の進捗や商談確度の状況、今月どれくらいクロージングできて、達成率はどれくらいなのか、部門ごと、個人ごとにリアルタイムに把握することができます。NICE営業物語を導入してから案件のプロセスを可視化することができるようになったので、確度がなかなか次のステップに上がらない案件や競合他社と競っている案件が良く見えるようになったため、失注するという最悪の結果に到る前に、的確な指示を営業マンに出せるようになりました。
こうしてNICE営業物語に集約された商談情報は、上長だけでなく、同じグループの営業マンや役員、社長へもリアルタイムに通知できますので、緊急性を要する案件が生じた場合も、機会損失することなく対応することが可能となります。
営業支援ツール導入による働き方改革
かつて多くの企業で便利に使われていたのがマイクロソフト社のExcelです。使いやすく、簡単にグラフも作ることができるため、たくさんの企業の営業部でその利用頻度は高かったようです。
その使い方はというと、顧客リスト（台帳）、在庫管理、販売管理、商談（案件）管理、スケジュール管理、そして営業日報フォームなどなど。
本来Excelソフトは集計や計算のためのソフトです。しかし、使い勝手が良いため、ワープロソフト的な使い方までされるようになりました。
中堅規模以上の企業で、営業本部、営業部、営業１課、２課という具合に組織が大きくなってくるとExcelの使い方も部課ごとにまちまちなり、それぞれの都合に合わせたフォームやフォーマットで使うようになります。全社として統一性のない使い方が一度でも行われてしまうと、途中からそれを統一性のあるフォームに合わせるのは不可能に近いくらい至難の業となります。
そうなると今度は、月に一度の営業全体会議のために誰かが営業会議用のExcelフォームに作り替えるというなんともアナログな作業が発生します。その担当者は営業会議の前日は残業となり、終電近くの退社になることは容易に想像できます。
さらにExcelの最大の欠点は、集計や計算の結果は瞬時に示してくれますが、案件のプロセスを可視化して見せてくれることはありません。
一方、営業支援ツールはトップが導入を承認し、全社として利用することが前提となります。大手企業の場合は事業部単位での利用というのはあります。
Excelと違って、部門が異なると入力手順や入力フォーム、出力形式が異なるということはありません。しかも、ITの進歩とネットワークの進化で、どこからでも営業日報や案件情報を簡単に作成し送ることができますし、営業会議用にわざわざドキュメントをアナログ作業で作成するという作業も必要なくなります。
そしてExcelではできない案件プロセスの可視化が容易に行えますから、クリックひとつで、クロージングに近い案件や低い確度で足踏みしている案件を抽出することができます。
つまりは、営業支援ツールは単にExcelにとって代わっただけでなく、Excelでは実現できなかった案件プロセスの可視化や情報の共有化、ならびにいままでの煩雑な作業から営業マンを開放することができたのです。
営業支援ツールを採用することは働き方改革へも大きく寄与していると言えるのです。
