日々の業務で、ToDoリストは欠かせないツールの1つです。そこで、ToDoリストとは何か、その基本的な作成方法や活用のメリットなど解説します。

また、SFAを使った場合のToDoリストの特徴や効果的なポイントについても詳しくお伝えします。

ToDoリストとは、やるべき業務や予定を紙や、デジタルツールでリストに記録したものです。

ToDoとは期限はきまっていない、やるべきことを指します。似たような意味をもつ「タスク」は期限や締め切りがある作業のことです。ToDoはタスクと違って明確な締め切りが決まっていないため、優先順位が曖昧になりやすい傾向があります。

そこで、役に立つのがこのリストです。リストに書き出すことで今やるべき作業や予定を可視化して整理できるので、業務の効率化や、作業の漏れの防止につながります。

ここでは、ToDoリストを活用することの主なメリットを3つ解説します。

ToDoリストを活用作成する1つ目のメリットは、取り組むべきことが明確になる点です。

頭の中だけでタスク管理をすると、優先順位の判断が難しくなるため、業務の進行が滞るリスクがあります。ToDoリストを活用すれば、一目でやるべきことがわかるため、日々の業務で迷いなく行動に移すことができます。

業務の漏れを防止できるのもリストを作成するメリットの一つです。日常業務では、さまざまな差込作業が発生しますが、その都度、ToDoリストに追加することで、漏れなく管理することができます。

例えば、営業先でお客様から要望を受けた場合、それをToDoリストに入れておけば、あとで確実に対応することができます。一方、もしToDoリストがなければ、その要望を忘れてしまうリスクがあり、結果として業務にミスが生じ、顧客満足度に悪影響を及ぼすなどのことが生じます。

通常、ToDoリストのタスクに記載された業務を達成すれば、それにレ点チェックを入れたり、リストから削除したりします。このように、タスクを完了するたびに小さな達成感を感じることができ、仕事のモチベーションが自然とアップします。

ここでは、実際にToDoリストを作成する5つの手順についてお伝えします。

まず、細かな業務も含めて可能な限りすべての項目をリストアップします。

この段階では、タスクの重要度や期限を考慮する必要はありません。まずは頭の中にあるすべてのやるべきことを書き出すことに専念します。こうすることで、全体像を把握しやすくなり、あとのステップで優先順位をつけたり、スケジュールを組んだりするための基盤を作ることができます。

次のステップでは、一通り書き出した項目をまとめたり、分割したりします。

例えば、「メールの返信」と「資料の送付」という2つのタスクがある場合、その資料をメールに添付して送信できるなら「メールの返信と資料の添付」として1つにまとめることができます。

逆に、「プレゼンテーションの準備」という大きなタスクがあれば、下記のように分割します。

• データ・資料集め
• スライド作成
• トーク文を検討
• リハーサル

このように具体的なタスクに分割します。こうすることで、より効果的に業務を管理できます。

各タスクに優先順位をつけます。タスク同士を比較し、どのタスクを先に取り組むべきかを決定します。

優先順位を付ける際の基準は、緊急性と重要度の2つです。例えば「明日の会議資料を準備する」というタスクと、「来月のプロジェクトのアイデア出しをする」というタスクがあった場合、会議資料の準備は緊急性が高いため優先順位が高くなります。

一方、プロジェクトのアイデア出しは重要ではあるものの緊急性は低いため、時間のある日に割りふるといった具合です。以上のように、タスクの緊急性や重要度を考慮し、適切な優先順位をつけることは業務効率化につながります。

優先順位を決めたら、各タスクの期限を決めます。期限が決まっていないものは、どうしても着手が後回しになりがちです。

期限を設けることで、スケジュールを立てやすくなり、未完了のタスクが溜まることにより発生するストレスを防げます。

例えば「レポートは金曜日まで」「会議準備は明日の午後まで」など、具体的にいつまでに終わらせるかを決めることが大切です。期限を設定することで、気持ちや時間に余裕が生まれ、集中して取り組めます。

タスクの中で、委任できるものを決めます。すべての業務を自分1人でこなす必要はありません。例えば、書類の整理やデータ入力など、自分以外の人でも問題なく遂行できるタスクがあれば、それを部下や同僚に任せる方が効率的です。

ただし、作業を他の人に任せた場合は、担当者の名前や、タスクが確実に遂行されたかを随時確認する必要があります。

ToDoリストを作成する際には、いくつか注意点があります。

1つ目の注意点は作成後、漏れがないか確認するという点です。

タスクの漏れがあると、せっかくのリストが十分に機能しません。そのため、リストを作成した後、もう一度やるべきことがすべて含まれているかを確認することが重要です。

具体的な方法として、メモやメール、カレンダーなどを見直して、リストに含め忘れたタスクがないかをチェックする方法があります。

仕事中に見直すことができるようにするという点です。ToDoリストは作成したら終わりではなく、その後も業務を進めながら常にチェックし、進捗を確認する必要があります。

今どのタスクが進行中で、次に何をすべきかを把握することで、日々の業務をスムーズに管理できます。確認するためには、デスクにリストを置いたり、デジタルツールを使ったりしてスマートフォンやパソコンで常に目視できるようにしておくと便利です。

業務の効率化に役立つToDoリストですが、SFAを活用するとさらに管理することでさまざまなことができるようになります。そこで、ToDoリストをSFAで管理する場合のメリットや特徴を解説します。

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SFAを活用すると、ToDoリストをチームで連携しやすくなります。部署内やチーム内でToDoリストを共有することにより、一緒に仕事に取り組むメンバー全員がタスクの進行状況をリアルタイムで把握できます。

SFAのToDoリスト機能を活用すれば、誰がどのタスクを担当し、業務が完了したかなどを簡単に確認でき、連携がスムーズです。

2つ目のポイントとして、引き継ぎがスムーズという点が挙げられます。

SFAのToDoリストには、各タスクに対して担当者を入力できる機能が備わっているため、タスクを引き継ぐ場合などに便利です。新しい担当者がSFAのToDoリストを確認すれば、どのタスクが未完了かを瞬時に把握でき、滞りなく業務を進められます。

タスクの進捗が掴めるという点も特徴の1つです。

多くのSFAツールは、タスクの進捗状況をリアルタイムで確認できる機能が備わっており、進行度や完了状況が一目で分かります。タスクに遅れが生じている場合や予定通り進んでいないなどのトラブルを早期に発見できるため、その後の調整に適切なリソースを割くことができます。

ToDoリストの基本的な概念からその作成方法、そしてSFAを活用した場合のポイントについて解説しました。

ToDoリストは、タスクの整理と優先順位付け、進捗管理など、さまざまな場面で活用します。さらに、SFAを導入することで、チーム全体でのタスク共有やリアルタイムの進捗把握が可能になり、営業の効率化がおこなえるため、導入を検討してみてはいかがでしょうか。