SFAは、ただ導入するだけでは思うような成果を得られないケースがあります。有効に活用するためには、導入目的をしっかりと定めておくことが大切です。

今回は、導入の目的を明確にする理由や、失敗しないSFAの選び方のポイントなどを解説します。

SFAには多くのメリットがある一方、導入する際はその「目的」を明確化しておかなければ有効活用できない可能性があります。SFA導入の目的を明確にする理由は、次のとおりです。

SFAは営業活動を効率化し、目的を達成するためのツールです。しかし、検討を重ねるうちに、いつの間にか導入そのものが目的になってしまうケースがあります。

導入の前には、まず目的を明確にしましょう。たとえば、「顧客情報を一元管理し、商談に最適なタイミングを可視化する」、「見込み客の優先順位を明確化し、営業効率を高める」などです。目的が定まったら、チーム全体でしっかりと共有しましょう。

SFAを利用し始めると、現場スタッフの作業量は増加したように感じられます。導入目的を明確にしておかなければ、現場スタッフは負担がただ増えただけと感じ、不満につながる可能性が高いです。すると、本来は業務の効率化に役立つはずのSFAのメリットを現場が実感できない恐れもあります。

またSFAにはさまざまな機能がありますが、必要な機能は自社の状況によって異なります。導入する目的がしっかりと定まっていれば、不必要な機能を利用する必要がなくなり、現場スタッフの負担を軽減できるでしょう。

SFAが効果を発揮するためには、現場スタッフが営業活動を日々入力し、情報をリアルタイムに更新する必要があります。SFAが現場に定着せず、データが古いままだと、正しい分析を行えません。

導入の目的がしっかりと定まれば、日々の業務へどのように落とし込むべきかを設定できるようになります。入力のタイミングや担当者が明確になれば、入力漏れが予防でき、効果を十分に発揮できるでしょう。

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SFAを導入する目的は、大きく分けて4つあります。ここでは、具体的な内容を順番にご紹介しましょう。

SFAでは、顧客情報や案件の進捗状況などを入力してデータを蓄積し、営業活動のプロセスを「見える化」できます。蓄積したデータを使えば、さまざまな分析が可能になるため、これまでは把握できていなかった課題の発見に役立ちます。

たとえば、SFAを利用すれば営業成績のレポートを簡単に作成できます。レポートにより問題点を発見できれば、具体的な改善策を講じることが可能です。闇雲に行動するよりも戦略的な営業活動ができ、売上アップを目指せるでしょう。

それぞれの営業マンが独自で管理していた営業活動の情報も、SFAを使えばメンバー間で一元管理・共有できます。どのメンバーでも案件や商談の進捗状況を把握できるため、特定の担当者への依存を防げます。

また、ミスやトラブルが起きた際にも、メンバー全体で情報を共有することが可能です。問題解決がスムーズにできるだけでなく、組織の連帯感や信頼感につながります。

営業ノウハウとは、営業活動が成功するためのスキルや知識などを指します。営業活動は個人で行うことが多いため、特定の担当者からの成果に依存しやすいといわれています。しかし、担当者個人の売上に頼っていては、組織全体のパフォーマンスを底上げすることはできません。

SFAでは、顧客とのコンタクト回数や内容、商談プロセス、提案資料といった営業に関するあらゆる情報を蓄積・分析し、組織で共有できます。スキルの高い営業マンのノウハウを共有できるため、教育コストの削減や組織全体のスキルの底上げにも有用です。

SFAには、営業活動の効率化を図るためのさまざまな機能が備わっています。クラウド型のSFAを導入すれば、パソコンをはじめ社用のスマートフォンやタブレットからでも時間や場所に捉われず、各々が自由に情報へアクセスできるようになります。

外出の多い営業マンでも、移動時間などのすき間時間を活用して業務報告を行うなど、業務の負担を軽減することができます。

目的の達成に適切なSFAを選ぶためには、どのような点に注目すればよいのでしょうか。ここでは、失敗しないSFAの選び方のポイントを解説します。

SFAツールはさまざまな種類があるため、必ずしも自社の課題に対して適切な機能を備えているとは限りません。たとえば「営業マンごとの売上数値の差が大きい」、「チームの売上金額が安定しない」といった課題がある場合、それらを解消する機能に秀でたシステムを選ぶ必要があります。

また、機能が多すぎるツールを選ぶと現場スタッフが使いこなせず、コストだけがかかってしまう可能性もあります。導入する前に、どのような機能が必要かしっかりと検討しましょう。

SFAを選ぶときは、操作性がよいことも重要なポイントです。報告ごとに同じ内容を何度も入力する必要のあるものや、顧客情報の手入力が多いシステムでは作業負担が大きく、SFAの定着は進まないでしょう。

組織全体のパフォーマンスを低下させる恐れもあるため、SFAの操作性の高さは重要なポイントとなります。操作性を確かめるためには、実際にシステムに触れることが大切です。本格的に導入する前に、無料トライアルを試せるSFAツールを選ぶとよいでしょう。

外回りが多い営業マンにとって、オフィス外からもSFAを利用できるかどうかは大切なポイントです。スマートフォンやタブレットからも利用できるツールを選べば、隙間時間を有効活用できるほか、商談中にSFAにアクセスして必要な情報をスピーディに確認できます。

またスマホに対応していれば、商談終了後に帰社してデータを入力する必要がありません。業務効率が向上するほか、コストの削減にもつながるでしょう。

SFA以外に自社で運用しているシステムがすでにある場合は、既存システムと連携できるかも重要なポイントです。連携がとれないSFAを導入してしまうと、既存システムのデータを新たにSFAへ入力しなおす手間が発生してしまいます。

既存のツールと連携ができれば、データの一元管理や業務効率の向上につながります。スケジュール管理ツールや経理システムなどの自社のツールと、導入予定のSFAが連携できるか、事前にしっかりとチェックしておきましょう。

SFAの導入にあたり、目的の明確化が成功のカギとなります。営業活動の効率化や情報の管理・共有など、自社の課題に合わせた目的を定めたうえでSFAを有効活用しましょう。

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