ノウハウ伝授。営業業務の効率化
営業マンは、普段の営業活動だけでなく、営業活動に付随する契約書、領収書、請求書などの書類作成などもしなければならないため、一日の段取りや仕事量を上手に調整しないと、仕事が溢れてしまいます。
ここでは、営業マンの大きな課題である「仕事の効率化」のためのポイントを詳しくご紹介します。
営業業務を効率化することで得られるメリットとは？
営業の最も重要な仕事は契約を取ることですが、せっかく契約をしてもらってもアフターフォローが雑なために取引先を怒らせてしまえば、会社全体の信用を失うことにもなりかねません。また、営業以外の事務作業に時間を取られてしまい、案件獲得のために割ける時間が少なくなれば、その分だけ業績の悪化につながりかねません。
営業活動にかかる作業を効率化して回転率を上げることが、1件でも多い契約獲得に役立つのです。
明日から簡単に実行できる！営業マンの業務効率化
営業マンの業務を効率化する方法には、さまざまなものがあります。いきなり全ての業務を効率化するのは難しいので、その営業マンに合った方法を見つけてあげましょう。
ここでは、明日からでもすぐに実行できる業務効率化の方法について説明していきます。
- ・机の上を整理して作業しやすい環境を作る
- ・社内の事務は、まだ疲れのない朝にまとめてやる
- ・前日に一日のTODOリストを作成する
- ・メールは定型文を作成してスムーズに送れるようにする
効率化のために覚えておきたいポイント
上記でご紹介した項目以外にも、営業の業務効率化を図るためのコツはたくさんあります。ここでは会社全体で取り組むことで効果が発揮できるポイントをいくつかご紹介します。
- ・業務のチェックリストを作成する
- ・会議の時間を短くする
- ・業務効率化のソフトを使う
- ・業務に関するテンプレートを活用する
日報や計画表、報告書など、テンプレート化できるものは社内で共通のものを使うと、個人によって表現の仕方が違うなどといった違いが減り、会議もスムーズに進みやすくなります。また、顧客訪問時の持ち物チェックリストを作成することで、一回ごとの訪問の準備時間も減らすことができるはず。テンプレートやチェックリストは作成に少し時間を取られるかもしれませんが、その後の効率化のことを考えれば、やっておいて損はないでしょう。
また、一日の業務の中でも大きな時間を占める会議は、効率化ができればその時間を他の営業業務や作業に使えるので非常に有効です。
今では、「NICE営業物語」を始め営業業務の効率化のためのさまざまなソフトが発売されており、営業活動の報告や管理なども容易に可能になりました。たった5分程度しかかからない小さな業務でも、それが毎日のものだと、1ヵ月で100分。ツールで解決できるような無駄な時間を省くために、対策は早めにとっておきましょう。
営業の効率化のためにできる項目についていくつか解説してきました。営業業務の中で感じる問題点を一つずつ改善していくことで、営業活動に力を入れることができより成果を出せるようになるでしょう。ぜひ自分に合った効率化の方法を取り入れてみてくださいね。
