SFAとは？導入するメリットやシステムの選び方を詳しく解説

企業が売上を向上させるには、営業活動が欠かせません。従来の営業活動は経験や肌感覚で行われる側面がありました。しかし、経験や肌感覚に基づいていては、効率的な営業活動にはつながりません。効率的な営業活動につなげるには、SFAシステムを導入することがおすすめです。

この記事では効率的な営業活動に欠かせないSFAについて、メリットやシステムの選び方を詳しく解説します。

SFAとはどのようなシステムなのでしょうか。ここではSFAシステムの概要とCRMとの違いについて紹介します。

SFAシステムとは営業部門で発生する業務の流れや情報をデータ化して、蓄積・分析するシステムです。SFAシステムが注目されている理由として、労働力不足や働き方改革が挙げられます。総務省統計局の「労働力調査（基本集計）2022年（令和4年）平均結果の概要」によれば、2022年の労働力人口（15～64 歳）は平均で 5,975万人と前年より6万人も減少しています。[注1]

また、働き方改革によって長時間労働が是正されたことで、効率的に業務を進めることが求められるようになっています。このような状況で生産性を高めるために、SFAシステムの導入が注目され始めています。

[注1]総務省統計局「労働力調査（基本集計）2022年（令和4年）平均結果の概要」P1
https://www.stat.go.jp/data/roudou/sokuhou/nen/ft/pdf/index.pdf

SFAシステムと似たようなシステムとしてCRMが挙げられます。CRMとは「Customer Relationship Management」の頭文字を取ったシステムで、顧客管理システムとして知られています。SFAシステムの目的が営業支援や業務効率化といった営業担当者のサポートなのに対して、CRMは企業と顧客とのやりとりをまとめて、関係性を良好にするためのシステムです。たとえば、CRMは顧客からの問い合わせや打ち合わせ内容、購入・サービス提供履歴などをデータ化して管理します。CRMを導入することで、顧客の希望が見える化されるため、よりニーズに沿った提案が可能です。

MAとは「Marketing Automation」の略で、マーケティングを自動化するシステムです。MAは見込み客を判断して商談に達するまでの道筋をサポートしてくれます。MAを活用することで顧客の情報を細かく分析できるため、新規顧客の獲得や見込み顧客の育成につながります。

SFAに備わっている機能はシステムによって異なります。なかでも一般的に次のような機能が備わっています。

• 顧客管理機能
• 行動管理機能
• 案件管理機能
• 予実管理機能
• 商談管理機能
• レポート機能

顧客管理機能とは次のような顧客情報を管理できる機能です。

• 企業名
• 住所
• 電話番号
• 担当者
• 決済者

行動管理機能は営業担当者の行動を把握するための機能です。そのため、行動管理機能ではなく、営業活動管理機能と呼ばれるケースもあります。架電した件数やアポイントの件数、訪問件数といった営業担当者にまつわる数字によって、営業担当者の行動を可視化します。また、行動管理機能によって行動を管理することで、質の高い営業活動につなげられます。

案件管理機能とは見込み顧客への営業から受注するまでの流れを管理する機能です。具体的には過去にどのような商品やサービスを提供しているか、どのような見積りを提案しているか、受注予定日などを管理・把握可能です。このような案件管理機能を活用することで、営業進捗をチームで共有できます。そのため、担当者でなくともどこにどのような問題があるのかがわかります。

予実管理機能とは商品の納品予定日や売上の予測、さらには予算と実績とを比較して営業の進捗を把握できます。予実管理機能はさまざまな視点から行うことができます。たとえば商品や営業チームごとの予実をリアルタイムに管理することで、正確な売上予測が把握でき、目標達成にどのような行動をとればいいのかが明確になります。

営業活動では日報や週報といった報告書の作成が欠かせません。こうした日報、週報の作成業務は営業担当者の時間を割いてしまいますが、SFAシステムの商談管理機能を利用することで時間短縮につながります。商談管理機能にはフォーマットが用意されているため、必要な箇所だけ入力すれば報告書が作成できます。また、報告書が完成した際に管理者に通知が届く機能もあります。そのため、管理者はリアルタイムに報告書の内容を確認できます。

SFAシステムにはさまざまな情報が蓄積されています。このようにSFAシステムに溜まった情報を集計、分析できるのがレポート機能です。レポート機能を用いることでどのような営業活動が行われているか、どれだけ予算を達成できているかなどの情報を把握できます。そのため、営業会議や経営会議などの資料としても活用可能です。

SFAシステムには顧客管理機能や行動管理機能など、さまざまな機能が備わっているのが一般的です。これらの機能を活用することで、次のようなメリットにつながります。

• 営業活動を可視化できる
• 営業ノウハウの属人化を防止できる
• 営業活動を効率化できる
• 教育コストを削減できる
• 成約率の向上を図れる
• ミスの発生を防止できる
• 経営戦略の立案につなげられる
• マネジメント担当者の適切な評価につながる

SFAシステムを導入することで営業活動の可視化が可能です。従来、上司や責任者は営業担当者の進捗を把握するためには、直接ヒアリングをするか日報や週報を参考にする必要がありました。SFAシステムによって営業活動が可視化されることで、上司や責任者は担当者がどのような点に戸惑っているのか、どこで案件が滞っているかを把握しやすくなります。結果、担当者に対して適切なアドバイスが可能となります。

SFAシステムは営業ノウハウの属人化を防止します。SFAシステムを導入していない場合、担当者しか顧客の情報や営業の進捗などを把握していないというケースがあります。このようなケースでは担当者が不在の際や退職した際、他の従業員が案件を引き継げないかもしれません。また、営業ノウハウが属人化してしまうと、営業担当者ごとで営業スキルに差が出てきてしまいます。

一方、SFAシステムであれば営業ノウハウを共有できるため、属人化を防げます。SFAシステムによって営業ノウハウが共有され、属人化を防げれば、営業担当者ごとの営業スキルの差を解消され、均一かつハイレベルな営業スキルを会社単位で発揮できます。

営業活動を進めていくうえではさまざまなレポートを作成する必要があります。また、顧客や上司に提出する資料も作成しなければなりません。このような作業は営業担当者の業務時間を割いてしまいがちですが、SFAシステムを導入することで営業活動に関する業務を簡略化・効率化できます。SFAシステムを導入して報告書や資料、見積り作成にかける時間が短縮されれば、営業担当者はその他の業務に注力できます。結果として営業活動が促進されるでしょう。

SFAシステムを導入することで、従業員の教育にかかるコストを削減可能です。SFAシステムには過去の商談の結果が蓄積されています。そのため、どのようなケースが成約につながったか、反対にどのようなケースが失注してしまったかを営業担当者同士で共有可能です。過去のケースを学ぶことで、実際に打ち合わせに同行せずとも、営業スキルを高めていけるでしょう。

SFAシステムでは営業担当者の成約率の見える化が可能です。営業担当者の成約率が可視化されることで、成約から逆算して工程ごとの目標を立てられます。そのため、効率的かつ確実に工程ごとの目標を達成することで、成約につなげられるでしょう。成約率が低い場合であっても、成約率が見える化されていることで、アポイントの数を増やすといった成約率向上のための具体的なアクションに移せます。

SFAシステムのなかにはアラート機能が備わっているシステムもあります。このようなシステムであれば、ミスや長期間訪問していない顧客がいた場合に、アラートで状況を伝えてくれます。SFAシステムを導入すると、ミスの発生防止や顧客へのケアが漏れてしまうといった事態を防ぎやすくなります。SFAシステムでは営業の進捗状況情報が営業部門全体で共有されています。そのため、万が一ミスや漏れがあった場合であっても、上司や同僚から指摘を受けることができ、迅速に対応可能です。

SFAシステムは営業部門の従業員以外に、経営層の利用にも役立ちます。SFAシステムには市場や顧客、組織の情報がつまっています。さらに情報はリアルタイムで把握可能なため、データに基づいたスピーディな経営判断が下せます。

営業担当者は売上で評価可能ですが、営業担当者をまとめるマネージャーは売上につながる業務以外もこなすため、売上だけでは評価しづらい傾向にあります。たとえば、案件のサポートをどれだけこなしたか、チームの課題をどれだけ解決したかは判断しづらいでしょう。しかし、SFAシステムによって営業プロセスが可視化されれば、マネージャーの業務も見えてきます。その結果、評価者が適正な評価を下せるようになります。適正な評価を得られる体制づくりに取り組むことで、マネージャーのモチベーションアップも期待できるでしょう。

SFAシステムを導入することで、成約率の向上や従業員の教育コスト削減などのメリットにつながります。しかし、このようなメリットを享受するには次のような注意点を意識することが大切です。

• 自社の課題を明確にしておく
• SFAシステムの重要性や使い方を周知しておく
• 使いながら問題点を改善していく
• 蓄積されたデータを有効活用する

SFAシステムを導入するにあたっては、自社が抱えている課題を明確にしておく必要があります。SFAシステムを導入する理由は企業によってさまざまですが、一般的に次のような課題を解決することが目的です。

• 営業の属人化を解消
• 受注率の向上
• 既存顧客のつなぎとめ

SFAは営業活動に大きなメリットをもたらすシステムです。しかし、このようなメリットを享受するには営業担当者にSFAシステムの重要性や使い方を周知しておくことが欠かせません。SFAシステムの重要性や使い方を営業担当者が理解していないと、導入当初は活用されていても、徐々に形骸化してしまう恐れがあるでしょう。

また、SFAシステム導入によって入力項目が増加したことで、業務が増えたと感じられてしまう可能性もあります。そのため、SFA導入によってどのようなメリットがあるのか、SFAシステムを導入したらどのように使うのかを営業担当者に周知しましょう。メリットは具体的な数値を伝えることで、より魅力的に感じられることでしょう。また、関係者が全員参加する講習会を開催して、SFAシステムの使用方法を漏らすことなく適切に伝えるのがおすすめです。

SFAシステムを導入したからといって、いきなり課題や問題点が解決するわけではありません。ましてや、SFAシステム導入によって急に売上が上昇することもありません。そのため、課題や問題点はシステムを使いながら改善していくようにしましょう。KPIを設定してSFAシステムによる効果を測定したら、次の改善策を講じるといったPDCAを回すことで、自社の営業プロセスで発生している課題や問題点の改善に近づいていけます。

SFAシステムには多くのデータが蓄積されていきます。SFAシステムを活用して課題解決や売上向上を図るのであれば、SFAシステムに蓄積されたデータを有効活用しましょう。SFAシステムは導入して入力していくことが目的ではありません。蓄積されたデータを集計・分析することで、課題の解決や売上向上につなげていきましょう。正確かつ詳細なデータの入力を促すためにも、営業担当者にSFAシステム導入によるメリットや操作方法を、事前に伝えておきましょう。SFAシステムに蓄積されたデータを分析したら、仮説を立て改善策を実行することで、改善や売上アップを目指していけます。このPDCAを回していくと、徐々に改善策がブラッシュアップされていきます。

SFAシステムを導入するまでの手順は、一般的に次のとおりです。

• プロジェクトグループを組む
• 複数のSFAシステムを比較する
• 無料トライアルを実施する
• 導入の準備をする
• SFAシステムを導入する

SFAシステムを実際に使用するのは営業部門ですが、導入のプロジェクトは部署の垣根を超えて取り組むようにしましょう。SFAシステム導入をプロジェクトとして捉えるには、プロジェクトグループを結成する必要があります。プロジェクトグループの人数は企業の規模によって変わりますが、2～5名ほどのメンバーでグループを構成しましょう。メンバーは実際にSFAシステムを操作する営業部門から、システムの運用を担うシステム部門から選ぶのがおすすめです。プロジェクトグループは率先してSFAシステム導入に向けて動いていきます。

具体的には実際にSFAシステムを使用する営業担当者に、SFAシステムの啓蒙をするといった取り組みをしていきましょう。なかには、SFAの導入に反発する声を上げる担当者もいるかもしれません。このような意見に対してはシステム導入のメリットを丁寧に伝えて、理解を得るようにしましょう。

SFAを導入するにあたっては、まずは複数のSFAシステムを比較検討しましょう。SFAシステムにはさまざまな種類があります。備わっている機能はシステムによって異なるため、自社が求める機能を満たしているかを確認しましょう。また、利用形態はシステムによって異なる点にも注意が必要です。

SFAシステムはオンプレミス型とクラウド型に分けられます。それぞれのメリット・デメリットは次のとおりです。

導入するSFAシステムを厳選したら、無料トライアルを実施するのがおすすめです。無料トライアル期間中に使用感を確かめたり、実際のフローをシミュレーションしたりすることで、本格的な導入後にすぐに対応できます。なお、本格的な導入前にSFAシステムを使用できる無料トライアルですが、すべてのシステムで利用できるわけではありません。なかには無料トライアル期間が設けられていないケースもあるので、無料トライアル期間があるかどうかシステム選定段階で確認しておきましょう。

導入するSFAシステムが決定したら、SFA導入のプロジェクトチームと実際にSFAを使用する営業部門とで、導入の準備を進めていきます。導入準備の具体例は次のとおりです。

• SFAシステムを導入する目的の再確認
• SFAシステムを運用するルール・マニュアル作成
• 収集するデータや分析方法の明確化
• 成約率・顧客単価ほかのKPI設定

無料トライアルを経て、契約を交わしたらいよいよSFAシステムの導入にいたります。SFAシステムを導入して運用する際は、利用者全員がスムーズに使用できるよう研修を開くようにしましょう。

SFAシステムを導入したからといって、すぐにSFAの利用が定着するわけではありません。一般的にSFAシステムを導入してから定着までは、3カ月ほどかかるとされています。いくら事前に研修を開催していたとしても、操作に慣れるまでは時間を要します。さらに、不慣れなシステムを使用しているために、不満を抱いてしまう社員もいるかもしれません。SFAシステムが定着するまでは、サポート体制を整えてヘルプデスクを社内に設けるのがおすすめです。サポート体制が整っていることで、操作方法がわからない社員であっても安心して相談できるでしょう。

SFAシステムは数多く発表されています。数多くのSFAシステムのなかから、自社に合ったものを選ぶには次のようなポイントを押さえておきましょう。

• 導入費用を比較する
• 搭載されている機能をチェックする
• サポート体制を確認する
• 操作性をチェックする
• 複数のデバイスに対応しているかをチェックする
• 実績があるかチェックする
• 他のツールと連携できるか確認する

SFAシステムに限らず、システムを導入するには費用が発生します。SFAシステムを選択する際は、導入にどれくらいの費用が発生するのか、複数のシステムで比較してみましょう。SFAシステムの導入にかかる費用は、導入コスト（初期費用）だけではありません。SFA導入には導入コストとランニングコストも発生するため、トータルでどれくらいの費用が発生するかに着目しましょう。

一般的にシンプルなシステムは費用が抑えられる一方、複雑かつ多機能なシステムは費用が高くなる傾向にあります。導入を検討しているシステムに備わっている機能が既存システムで代替できないか、本当に自社に必要な機能であるのかなど、多角的に検討してシステムを選ぶことが大切です。また、予算との兼ね合いも重要です。費用対効果を考慮して、予算に見合ったシステムを選ぶようにしましょう。

導入コストにも関わりますが、搭載されている機能をチェックすることも、SFAシステムを選ぶ際のポイントです。SFAシステムに搭載されている機能はシステムによってまちまちです。そのため、自社の課題解決のために必要な機能や以下の一般的な機能が搭載されているかをチェックしましょう。

• 顧客管理機能
• 行動管理機能
• 案件管理機能
• 予実管理機能
• 商談管理機能
• レポート機能

SFAシステムの導入にあたっては、社内にプロジェクトチームを結成し、サポート体制を整えることが大切です。加えて、SFAシステムを提供するベンダー側のサポート体制も充実しているかを確認しましょう。SFAシステムが定着するまではさまざまなトラブルが発生する可能性があります。トラブルが発生するたびに社内のプロジェクトチームだけで対応していては、疲労が溜まるうえに、判断を間違ってしまうケースも考えられます。そのため、社内のプロジェクトチームの負担を軽減するためにも、サポート体制が整っているベンダーを選ぶようにしましょう。

SFAシステムを提供するベンダーのなかには、自社のシステムの優位性ばかりを打ち出しているケースがあります。しかし、SFAシステム提供後もサポートしてくれるベンダーが理想的といえます。たとえば、メールだけでしかサポート対応していないベンダーよりも、電話でのサポートに対応しているほうが、トラブルを伝えやすいでしょう。また、サポートにAIを導入しているベンダーであれば、24時間無休で対応しているため、いつでも質問が可能です。不明点や疑問点、トラブルに対応してくれるサポート体制が整っているシステムを選ぶようにしましょう。

SFAシステムを導入しても、使い勝手が悪くては営業業務の効率化にはつながりません。それどころか操作性が悪いことで、作業に遅延が発生してしまう可能性も考えられます。そのため、SFAシステムを導入する際は、画面は見やすいか、操作は簡易的であるかなど、操作性をチェックしましょう。SFAシステムの操作性をチェックするには、導入前の無料トライアル期間が適しています。無料トライアル期間が設けられているSFAシステムであれば、事前に操作性をチェックできます。

SFAシステムの操作性をチェックする際は、システムがシンプルかというポイント以外にも、さまざまなデバイスに対応しているかチェックしましょう。パソコンはもちろんのこと、スマートフォンやタブレットに対応しているかどうかは大きなポイントです。営業担当者は打ち合わせや商談など、外出する機会が多くあります。SFAシステムへの入力のためだけに帰社していては、非効率的です。

一方、スマートフォンやタブレット対応であれば、外出先であってもSFAシステムへの入力が可能です。スマートフォンやタブレットに対応したSFAシステムであれば、入力のためだけに帰社する必要がありません。そのため、営業担当者のワークライフバランスの充実にもつながります。

SFAシステムを導入する際は、システムを提供しているベンダーの実績も確認しましょう。導入実績が豊富なSFAシステムであれば、安定した運用が期待できます。導入数に申し分ないSFAの場合、営業プロセスを改善するために必要な知見が蓄積されている可能性があります。ベンダーの実績はホームページや営業資料などで確認可能です。

SFAシステムは他のツールと連携することで、より業務の効率化に寄与します。たとえば、次のようなツールと連携するのが一般的です。

• CRM：CRMで管理している顧客情報に基づいてSFAシステムで効率的に営業を行う
• MA：MAで管理しているリード客にSFAシステムで効率的に営業を行う

SFAシステムのなかでも、「NICE営業物語 on kintone」は、アプリ構築クラウドサービスである「kintone」の機能を備えています。そのため、自社の営業活動改善に必要なアプリを独自で作成可能です。「NICE営業物語 on kintone」は30日間無料でデモ利用が可能なため、導入前に使用感や操作性を把握できます。

「NICE営業物語 on kintone」はモバイル対応しているため、外出先からでも利用が可能です。外出先からSFAシステムへの記入や顧客情報の確認などができるため、営業担当者の働きやすさにつながります。

「NICE営業物語 on kintone」にはさまざまなプランが用意されています。情報を蓄積するだけもよし、社内で情報を共有して営業の質を向上させるもよしの、SFAシステムの運用目的に応じたプランが揃っています。自社の状況に応じたプランを選べば、必要以上のコスト発生を抑えられるでしょう。

「NICE営業物語 on kintone」は他のシステムとの連携が可能です。たとえば、名刺管理システムと連携させることで、顧客情報を取り込むことができます。取り込んだ顧客情報は営業管理だけでなく、見積書作成にも活用可能です。また、自社の基幹システムとも連携できます。自社の基幹システムで管理している実績数値と連携することで、細かい達成状況までを把握できるようになります。

SFAは効率的な営業活動に欠かせないシステムです。SFAシステムには一般的に顧客管理機能や行動管理機能、案件管理機能などが備わっています。SFAシステムを導入することで、営業活動の効率化や営業スキルの属人化防止、教育コストの削減などのメリットが期待できます。SFAはプロジェクトチームを組み、導入するシステムを比較検討して、無料トライアルを経たうえで導入しましょう。

また、自社に合ったSFAシステムを選ぶために、導入費用や操作性、搭載された機能、連携可能なシステムの有無を確認することも大切です。SFAシステム「NICE営業物語 on kintone」は、自社に合ったアプリを作成できるkintoneの特徴を活かしたSFAシステムです。そのため、自社のSFAシステム導入の目的に沿った機能を付与できます。プランも自社の状況に応じて選択可能なため、無駄なコストを削減できるでしょう。また、無料トライアル期間も用意されているため、トライアル期間に操作性や機能を見極めることができます。名刺管理システムや基幹システムなど、さまざまなシステムとも連携可能です。

NICE営業物語の詳細はこちら：https://www.systems.nakashima.co.jp/dutiessolution/nice-sfa-kintone/