営業日報を毎日作成・チェックしているのに業務に活かしきれていないというケースは多いのではないでしょうか。営業日報を上手く活用するためには、その目的やメリットを把握し、形骸化しないような仕組みを整える必要があります。

この記事では、営業日報の目的・メリットや効果的な活用方法の解説のほか、役立つツールも紹介します。

日々のルーティンとして、営業日報を作成またはチェックしているだけで、その目的についてはあまり意識していない、という方は多いのではないでしょうか。営業日報には、営業担当者と管理者それぞれに作成目的があります。

営業担当者にとっての営業日報の作成目的には、以下が挙げられます。

• 業務報告のため
• その日の稼働記録を残すため
• 1日を振り返り、翌日からの行動計画に反映させるため

管理者が部下の営業日報を確認する目的としては、以下が挙げられます。

• 部下の状況を把握・管理するため
• 営業部門全体の動向を把握して営業戦略に活かすため
• 部下が備える個々のノウハウを蓄積し、全員が活用できるようにするため

営業日報を書くことで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは主なメリットを5つ紹介します。

上司にとっては、抱えている部下の人数が多いほど、部下の稼働状況を把握するための労力も大きくなるでしょう。その点、営業日報を活用すれば、比較的短い時間と少ない手間で部下の業務の進捗や成果を確認できます。

業務の中で得たノウハウや問題点などの情報を、上司と部下の間で共有できることも大きなメリットのひとつです。部下としては、疑問点や懸念点を上司と共有でき、具体的な相談をしやすくなります。上司も、部下が得た知識を組織に共有することができます。営業日報は、共通の目的のもとで目標達成までの戦略を立てるためのツールとして活用できます。

営業日報を書くことで、客観的な視点から稼働実績を振り返ることができます。1日の稼働状況を振り返って見つけた課題は、次の業務に活かすことができるでしょう。

営業日報を半年～1年単位で振り返ることで、営業活動と成果の関係性に気が付いたり、相性の良いクライアントの傾向をつかめたりと、さまざまな「気付き」が生まれます。あわせて、営業担当者は長期的にみた自身の成長も確認できます。こうした「気付き」を得ることは、業務のモチベーション維持に役立ちます。

多忙な日々のなかで、起こった出来事を詳細に覚えておくことは難しいものです。クライアントの重要な発言、日時や金額に関する事項などを営業日報に記しておくことで、備忘録として活用できます。また、予期せぬトラブルが起きてしまったときの証拠にもなります。

営業日報がもつメリットを最大限に活かすためには、どのように運用すればよいのでしょうか。ここでは、営業日報を効果的に活用するためのポイントを紹介します。

営業日報を形骸化させないためには、作成者の負担を軽減することが重要です。そのためには、報告内容を簡単に入力できるようにする、複数のシステムにデータを連携させて入力回数を減らすといった工夫です。作成時間を少しでも短縮できるような仕組みを整える必要があるでしょう。

スマホやタブレットで外出先から簡単にアクセス・入力できるようにするなど、できる限りリアルタイムで関係者が情報共有できる仕組みを整えることも有効です。営業担当者は、スピーディに上司から的確なアドバイスをもらうことができるため、迅速な対応が可能となります。

営業日報の作成・管理に役立つツールを取り入れることもおすすめです。

スマホやGoogleの音声入力機能を活用することで、入力作業にかける時間や手間を省くことができます。思いついたときに業務内容や浮かんだアイディアをつぶやいて記録しておき、後から必要に応じて文章に手を加えると効率的です。

営業報告機能を備えたSFAツールを導入すれば、簡単に日報を作成・管理することができます。「NICE営業物語 on kintone」は、顧客情報を軸にあらゆる情報を一元して管理・活用できるSFA・営業支援システムです。営業の移動時間や次のアポイントまでの空き時間を使って営業日報の作成が手軽に行えます。一括報告フォームを利用することで複数の営業先を訪問した場合でも一括の作成が可能です。

営業日報を効率よく作成したい、有効に活かしたいという場合は「NICE営業物語 on kintone」の導入をおすすめします。

営業日報には、営業担当者と管理者それぞれに目的とメリットがあります。上手く活用することで、目標達成のための業務改善に活かすこともできます。形骸化させないためには、SFAツール導入などの工夫によって、作成や管理にかかる負担を減らすことが大切です。営業日報を上手く活用していきたいとお考えの企業の方は、ぜひ「NICE営業物語 on kintone」のご利用をご検討ください。