SFA導入に失敗した企業にはある一定の法則のようなものがあるように思えます。裏を返せば、SFA導入に成功し、営業成績を前年の2倍も3倍にもした企業もあります。
そこには黄金律ならぬ、ちょっとしたコツがあるのかもしれません。ここでは、どのようなことが原因でSFA導入に失敗してしまうのか、どうすれば失敗せずに済むのかについてご紹介したいと思います。

SFAを導入する主な目的

属人的といわれる営業活動を平準化し、可視化して誰もが同じような営業活動を行えるようにしたいというのがSFAを導入する基本的な目的と言われています。
企業にとっては常に売上目標を達成する営業マンが持つノウハウを経験の浅い営業マンに共有させたいとの思いがあります。その前提として、個々の営業マンが日々どのような活動をしているのかを把握し、適正に管理しなくてはなりません。そうすることで、個々の営業マンの得手不得手、強み、弱みが可視化でき、どのようなアドバイスやサポートができるのかが見えてくるのです。そうした状況において顧客情報の共有、顧客アプローチの最適化、営業業務の効率化、成功パターンの共有が効果を発揮してくるようになります。

SFA導入時の主な失敗例

しかし、一方ではSFA導入時に失敗してしまったという例もあります。

① 情報収集と管理が主目的になってしまった
集めた情報を分析しようと試みても分析スキルを持つ人間が少なく、集めた情報を活用する手立てがない。または、営業担当の仕事状況の管理が主目的となってしまっていた。

② 仕事量だけが増えてしまった
SFAを導入して、業務量が減るのかと思ったら、逆に日々の入力作業ばかりが増えて、負担が増すばかり。毎日残業となってしまった。

③ うまく連携ができない
中規模以上の企業になると事業部あるいは部門ごとに異なるシステムを導入しているため、情報を共有し、連携を取るのに余計な時間と手間がかかる場合があります。
事前にSFAを導入する目的を部門間で共有することなく導入してしまうと、現場の営業担当とうまく連携が取れないなどの不具合が生じてしまい、結果としてSFA導入以前よりも労力と時間ばかりがかかってしまうことになってしまいます。

社員の同意や理解が得られていない

SFAに限らず、どのようなシステムでも、新しく導入する場合は、実際にそれを使う社員の理解が必要です。しかし、導入することばかりが先行してしまうと社員への説明が抜けてしまい、会社側がツールの導入を勝手にどんどんと進めることとなってしまいます。そういう状況でSFAを導入すると、営業担当が情報の入力を強いられていると感じてしまったり、または管理されているような感覚に陥ってしまいます。
SFAという新しいシステムの導入により、昨日とは営業の仕方が大きく変わるため、社員が十分に理解せずに導入に踏み切ってしまうと積極的に入力されないままにSFAを導入しても、失敗に終わってしまうこととなります。

不要な機能が多い

SFA導入の失敗例として2番目に多くみられるのが、不要な機能が多いことが挙げられます。不要な機能と聞くと、あたかもそのSFA自体が悪いように聞こえますが、不要な機能とは、あくまでも自社にとっての不要な機能を指します。元来SFA自体が多機能なシステムなため、導入した結果、使いこなせずに活用されなくなる場合があります。
その原因としては、自社にとって不要な機能が多く搭載されているSFAを選択してしまったことですが、それ以外にも使い始めるまでの操作方法に関する教育に時間がかかると、社員に不便に思われてしまい敬遠されて、段々と使われなくなってしまうという場合もあります。

使い勝手が悪い

機能は自社にとって必要十分なのだが、なにせ、使い勝手が悪いというシステムがあります。この場合の使い勝手とは、一つの結果を出すのに、いくつものキー操作や入力作業が必要になることを指します。入力や更新など、ツールの使い勝手が悪い場合、かえって作業を非効率的にしてしまうことがあり、「これならば手書きやエクセルのほうがましだ」と社員が感じてしまうと、使われなくなる要因の一つとなります。
そうならないためにも、入力作業にかかる負担がどれくらいになるのか、導入前に把握しておく必要があります。

SFAを導入する目的を社員に伝える

SFAに限らず、新しいシステムを導入する場合、あらかじめ社員に対して、新システムを導入すること、導入の理由と目的を説明し、理解を得ることが何よりも肝要です。特になぜSFAを導入するのか、導入によってどのような効果が得られるのかを時間をかけて社員に理解してもらうことが大切です。現場の社員が使いやすいツールを選ぶことが大切でもあることから、会社側が一番気をつかうべき点といえます。

初期設定は慎重に行う

ついおろそかになりがちなのが、初期設定です。導入したらすぐに使いたいという気持ちは理解できますが、初期設定を適当に済ませてしまうとあとから面倒なことになる場合があります。ですから後から再計算するなどという本末転倒なことがおきないように、初期の設定は慎重に進める必要があります。
こうしたことを防ぐため、導入前の運用計画を慎重に立てれば、後の導入効果は大きく変動します。

優先度の高い部署から導入する

SFAのように内向き、つまり、社員の動きを管理、可視化するようなシステムやサービスを導入する場合、いきなり全社導入するのはとてもリスクが高いといえます。ですから、さしずめ優先度の高い部署や部門から試験的に導入していくことをお勧めします。そうすることで、運用上の問題点などを把握でき、後々失敗するリスクを減らすことができるからです。さらに操作に関して詳細な説明が必要なポイントを把握できるため、全社導入するためトライアルとなります。
しかし、優先度が高いからといって闇雲に導入を急いではいけません。なぜその部門が優先度が高いのか、優先度が高い部門抱える現状課題は何なのかを事前にしっかりと明確にする必要があります。

入力作業の負荷を軽くする

どのような情報を入力すればよいのか、あらかじめ入力項目を絞り込み、入力の手間を軽減しておくことが最初にとるべき方策だと思います。
導入初期は意気込みすぎて、たくさん入力項目を欲張ってしまうものです。入力してみたものの1度も利用しない情報がいくつも出てきてしまい、結果、使われないゴミ情報だらけになって、それが使いにくいものになっている原因の場合があります。
導入初期は必ず使う、活用する情報だけに絞って入力するようにし、半年や１年後など社員が慣れてきた頃に入力項目の見直しをすればよいと思います。

情報入力と活用を習慣づける

どんなに社員の理解が得られ、納得尽くでSFAを導入したとはいえ、社内にSFAを定着させていくにはそれなりに時間がかかるのは否定できません。「習うより慣れろ」の格言のごとく、とにかく使ってみて慣れていくのが定着への一番の近道だと思います。とはいえ、社員一人一人の意識次第で定着までの時間に長短が出てきます。できるだけ短期間で定着させるために、会社側はもちろんSFAを使う個々の社員がSFAの必要性や導入した目的を常に明確に意識していることです。
そのために、徹底した入力が行えるよう組織全体でマネジメントし、営業活動推進のためのツールとして活用し続ける強い意志が必要です。そうすることで、通常1年かかるところが半年で定着するというようなことにつながるのです。

運用方法について定期的に確認する

SFAの導入を済ませ、使い方についての教育にもそれなりの時間を費やしました。さて、運用開始。これでわが社も明日からはSFAを活用して売上ばっちり。まさかそこまで脳天気な経営者はいないと思いますが、実は意外なところに落とし穴があるものです。使い始めて数か月、事前の教育が良かったのか、これといったトラブルもなく、順調にSFAを活用している。しかし、それで安心してはいけません。表向きはどんなに順調に見えても、日々利用している社員にはいろいろな思いや感情が沸いているものなのです。

通常SFAは、日報作成や案件情報などデータを入力する側、つまり現場の営業マン。一方、その情報を利用し、データを分析して経営判断に利用する側、つまり管理職や経営者の二つに分類されます。定着率を上げ、SFA導入を成功させる秘訣として、彼らから定期的なフィードバックを受けることで、より効率的な使い方ができるようになるのです。
必要な機能を使用できているか、不要な機能や不便さはないかなどを導入初期は1か月1回、定着し始めたら半年に1回はヒヤリングをすべきです。
そうすることで非効率な部分をなくして、使いやすくバージョンアップし続けていくことが重要となります。

「NICE営業物語」機能と特徴

　NICE営業物語（SFA）は、1999年ナカシマグループ内における営業力強化を目的として経営コンサルタント会社の指導を受けて、初期のバージョンが 開発されました。つまり、開発当初は販売目的ではなく、自社の営業効率を向上させるための賄的システムだったのです。その後、商品化にむけて数々の機能追加を行い、数多くの業種の営業部門で活用され、効果を発揮しています。日々進展する 商談状況を営業担当者がとして入力した「営業日報」のデータを自動的に集計・分析・集約し、経営者や管理者へ進捗状況や実績をグラフ化してリアルタイムに送信し、「管理者ポータル画面」として提供します。また、蓄積した営業情報から売上実績の高い営業担当者の行動パターン や商談事例を共有することができ、営業スキルの底上げや平準化が可能となります。多忙な営業マンが簡単に営業情報の入力できるよう パソコンに限らずスマートフォンやタブレットなどのデバイスからの入力にも対応し、登録された情報は営業担当者自身が有効に活用することができます。

現在、NICE営業物語はパッケージ版と呼ばれるオリジナル版に加えて、サイボウズ社のkintone上で動作するNICE営業物語 on kintoneがあります。前者はオンプレミス型とクラウド型があり、kintone版はクラウド環境のみでの提供となります。Kintoneはとてもコストパフォーマンスの良いサービスとして定評があります。

上記の２種は有料での提供となりますが、スマートフォン版のNICE営業物語は無料にてダウンロード利用することができます。
「NICE営業物語Smart3」はiOSとAppleWatchに対応しています。これひとつで、外出先からスケジュール管理、営業日報作成、手書き＆音声メモ、Nice営業物語をはじめ、EvernoteやLINEなどの他のシステムとの連携が行えます。入力したデータはCSVとしてアウトプットできますので、商談金額などの集計分析もあとから行うことができます。
SFAの導入を検討している企業は、無料のNICE営業物語Smart3をダウンロードして利用することをお勧めします。無料でありながら、SFAとしての十分な機能をもっていますから、最初のステップとしてまずはこれをダウンロード利用して利用してみるのが、失敗を少なくすることができるかと考えます。

導入・活用事例

＜導入事例1：ナカシマプロペラ株式会社＞

事業内容：
船舶用機器の開発・製造・販売、エクステリア商品の企画・製造・販売、環境改善装置の規格・製造・販売

SFA導入の目的：
当社の顧客は、国内のみならず海外の造船所、船主、オーナも多く、案件ごとに国内外の顧客に対し複数拠点で商談対応を行っています。受注までの長い商談活動の中で、社内関連各部署に対して商談状況の情報共有などが単一システムで、できる仕組みを再構築することが目的。

SFA導入の決め手のポイント：
•社内で使用していた案件管理テンプレートを再現できる。
•建造・案件情報の共有できる。
•テンプレートの追加、変更が可能な専用ツール「dBtool」を使える。

SFA導入の効果：
各拠点営業からの案件情報の共有が進み、日報・案件情報から案件集計・分析が可能となりました。営業部門・設計部門・製造部門でリアルタイムな情報共有ができるようになり、スケジュールの無駄がなく受注から製造までスムーズな流れを構築することができました。さらに、登録したデータをｄBtoolを利用し、２次加工することで業務効率も向上。

＜導入事例２：岡山県中小企業団体中央会＞

事業内容：
中小企業組合等の組織、事業及び経営の指導並びに組合等の設立指導

SFA導入の目的：
いままでAccessやExcelを使い組合及び企業との相談した内容の登録やそれらの集計業務を実行していましたが、システムが多岐にわたり、業務の内容が煩雑となっていました。また各システムのマスターデータの管理がばらばらで整合性が取れていないことも判明。その結果、集計内容が異なるなどの問題が発生。そのため、それらを統一するシステムの導入を検討いたしました。

SFA導入の決め手のポイント：
•既存の複数のシステムを1本化することができて、利便性が大幅に向上できる。
•煩わしいデータの集成業務も簡単な操作で作成することが可能。
•過去の相談履歴から現在の進捗状況までもすぐに確認できるなどスピーディーな対応が実現可能。

SFA導入の効果：
システムの複数化による弊害等はすべて解決され、指導員は本システムを使用するだけで従来の作業を行うことができるようになりました。また集計結果もボタン1つで出力されるようになったので、今までExcelを使って何日もかけて作成していた提出資料にかかる手間も大幅に軽減されるようになりました。各組合に関するファイルデータも組合マスタに添付できたことで、一覧性も向上。

いままでの内容を見て、SFA導入に対してネガティブなった方もおられるかと思います。しかし、SFA導入に失敗しないためには、ちょっとしたコツにあるのだとお気づきになった方も一方ではいることでしょう。
「計画は綿密に、全社を巻き込んで、小さく始める」これが、SFAをはじめとする新しいシステム導入を成功させるコツのような気がします。

大切なのは計画です。自社が抱える課題を明確にし、その課題を解決できそうなSFAを複数リストアップ。SFA導入することを営業だけでなく全社に伝えて、理解を求めます。利用する部門、業態に優先順位をつけて、最初は最小限のグループ、部門でスタートさせる。小さく産んで大きく育てるというやり方です。
そして、忘れてはならないのは現場からのフィードバック。そうしならが少しずつ運用のやり方を改良し、利用部門を広げていけばよいのです。
効果を焦って、計画に時間と手間をかけず、社員理解もロクに得ないまま見切りでスタートしたら、どんなに優れたSFAでも成功の日の目を見るのは難しくなります。

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